Taktički popis načina planiranja dana, tjedana i projekata

2017. bila je dobra godina za mene na poslu. Najvažniji način koji sam uspio izravnati bio je u procesu planiranja, izvođenja i pregleda. Nakon godina baveći se mnoštvom različitih načina produktivnosti, sletio sam na sustav časopisa metaka koji me drži usredotočen na prave zadatke u pravom roku.

Želim vam pokazati kako sve planiram na početku dana, tjedna i kako strukturiram projektne cikluse. Primijetit ćete da je u izrazito minimalističkom stilu, različitom od mnoštva dnevnika metaka koje ćete vidjeti na Facebooku i Instagramu. To je namjerno, jer znam da ako potrošim puno vremena da to izgleda lijepo, potrošit ću manje vremena na stvarni posao koji zapisujem.

Velika slika

Svaki mjesec započinje s jednom stranicom koja navodi sve važne datume, događaje, projekte i rokove. Želim da bude jednostavno tako da sve mogu vidjeti brzo i jasno.

Imam sekcije za događaje i rođendane, radne projekte, sporedne užurbanosti i razvoj. Pored svakog zadatka ili prekretnice nalazi se potvrdni okvir koji je u skladu s brojem puta koliko je potrebno dovršiti, na primjer dva okvira za dva nova videozapisa na YouTubeu.

Primijetit ćete da ne postoji nijedan sličan zadatak ili planiranje pored bilo kojeg cilja, a to je namjerno. To je zato što se planiranje svih tih stvari odvija u tjednom i dnevnom procesu, ili u projektnom nizu koji je dodijeljen. Ova je stranica samo za veliku sliku.

Mjesec na prvi pogled

Planiranje tjedna

Planiram tjedan dana s drugim listom s dnevnim dnevnim redom sastanaka, rokova i događaja. Opet je vrlo jednostavno pa se mogu usredotočiti na posao. Na jednoj stranici su mojih 10 blokova (više na toj sljedećoj), a sljedeća je svakodnevna agenda s glavnim zadacima.

Tjedni list vremenskih blokova i dnevni red

Planiranje dana

Dan sam planirao crtežom, a iako mi se sustav doista svidio iz vizualnog stila, otkrio sam da je uglavnom samo popunjavanje prostora u mojoj bilježnici. Jedan od mojih ljubimaca na bilježnicama troši prostor, tako da sam polako odbacio taj sustav zbog jednostavnog plana. Ovim putem vidim sastanke, rokove i zadatke timova koje imam u zadanom vremenu bez velikih komada izgubljenog prostora.

Sljedeći i najvažniji dio dana su moji vrhunski zadaci. Oni idu na desnoj strani stranice, a meni je dopušteno samo postavljanje 3–5 zadataka dnevno. To jamči da ću moći odrediti određeno vrijeme i usredotočiti se na te zadatke. Svaki dan treba započeti s pogledom na moje glavne zadatke, a zatim početi raditi na njihovom izvršavanju.

Budući da mnogi moji suigrači stoje iza mene u vremenskim zonama i imam tendenciju da rano počnem raditi, mogu se osloniti na 1-2 sata neprekidnog fokusiranja za svoje najviše zadatke. Sve što nije dovršeno u tom bloku daje se još sat ili dva usredotočenog vremena popodne, ovisno o tome što se još dogodilo u danu.

Dnevni plan i najvažniji zadaci

Ako je zadatak dio šireg projekta na kojem radim, to je obično neka vrsta podzadaka koja se odnosi na cjelokupni korak. Na gornjoj slici novi je zadatak koraka naplate dobar primjer. To je manji dio cjelokupnog projekta ukrcavanja. Pisanje novih koraka i opcija za naplatu potrajat će nekoliko sati, a ovaj tjedan sam to većinu učinio u ponedjeljak, a zatim sam zadatak prebacio u utorak na završetak.

Za simbole zadatka koristim originalnu metodu Bullet Journal-a koju je stvorio Ryder Carroll, a koji su:

● Novi zadatak
✱ Važan zadatak
✖︎ Izvršen zadatak
▶ ︎ Premješten zadatak na sljedeći dan

Razlog zbog kojeg volim da svoje glavne zadatke zadržim u jednom stupcu za tjedan, jer mi pomaže da pratim koji se zadaci izvršavaju, a koji potiskuju. To se može činiti očiglednim, ali kada je zadatak na istom stupcu i istoj stranici i morate to pisati, onda me to tjera da postavljam teška pitanja zašto ga nastavljam odlagati. Ako ga napišem na novoj stranici, imam dovoljno svježine da bi se mogao uokvirivati ​​kao nov današnji dan, ali zadržavanje na istoj stranici uklanja ono malo mentalnog lukavstva.

10 blokova tjedno

Ovo mi je najdraži dio tjednog plana, i u izvedbi i u disciplini. Bila sam pod tušem jedan dan kad sam pomislila: "Već sam ovaj tjedan pretjerano počinila kantu za sastanke". Shvatio sam da svaki tjedan u osnovi raspoređujem vrijeme i zadatke koje imam u različite kante, a nerazumijevanje kada nešto postaje puno, vodilo je problemima s granicama i radu prekovremeno.

Kako je kante teško izvući i zauzimaju puno vremena, umjesto toga počeo sam koristiti ideju o vremenskim blokovima. To je stvarno sljedeća ponavljanje metode bar grafikona koju sam koristio prije. Ako radim 40 sati tjedno, imam četiri deset satna bloka vremena za obvezati se na različite projekte i odgovornosti.

Tjedni blokovi, dnevni red i glavni zadaci

Sada mogu diktirati koji vremenski blok mogu se obvezati na različite zadatke i odgovornosti i imati doslovno mjerenje kada je nešto izvan ravnoteže ili se približava maksimalno blokiranom vremenu. Ako sam na sastancima u ponedjeljak i utorak, koji su već koristili 75% tog bloka, trebao bih reći ne 1: 1 sa suigračem i zakazati to za sljedeći tjedan. Za neke zadatke, poput korisničke podrške i projekta ukrcavanja, potrebno je više blokova i to je dobro! To su moji najvažniji zadaci i iziskujem najmanje 50% svog koncentriranog vremena.

Ciklusi projekata

Inspiracija za ovo dolazi iz Basecampovog divnog posta o tome kako oni strukturiraju rad i timove. To je praksa koju slijedimo i na ConvertKit-u, a ja sam u sredini jedrenja.

Početak projektnog ciklusa u 6 tjedana

Pretpostavka ciklusa je provesti šest tjedana na projektu i postati vješt u smišljanju onoga što se u to vrijeme može dovršiti. Moj prijatelj Shawn Blanc ovo je testirao 2017. godine nakon što je pohađao radionicu Basecamp (Nathan Barry je također išao na njega) i to je u potpunosti promijenilo njegov posao. Evo što Jason Fried kaže u postu:

Prije nego što je bilo koji projekt uključen u ciklus, već smo shvatili što mislimo da je šest tjedana verzija. Ne uključujemo planiranje u vremenu ciklusa - sve se planiranje i razmatranje događaju na visini. To se mora dogoditi prije nego što posao napravi tim. Na taj je način šest tjedana sve provedba i izvršenje.

Ono što sam otkrio je da je rješavanje zaista velikog pojedinačnog cilja za godinu dana previše za mene da radim na tome. Video sam jednu riječ, jedan cilj razgovarati i istraživati, i to potpuno ima smisla. Jednostavno se nisam mogao preuzeti takvu obvezu.

Projektni ciklusi od 6-8 tjedana izvrstan su način za postizanje napretka i isporuku nečega u vremenskom okviru koji je uvijek opipljiv i stvaran. Mogu isplanirati šest tjedana i svaki se tjedan osjeća važno, što znači da je svaki dan važan. Što je duže od toga i lakše mi je odgoditi ili odgoditi zadatke.

Završna oduzimanja

Glavne prakse koje sam razvijao tijekom godina specifične su za mene. Možda ćete naći druge koji rade za vas, nadam se! Rad i postupke drugih ljudi često uzimamo kao zlatnu kartu za vlastitu produktivnost, ali to je samo polovica bitke. Cilj nije postati druga osoba, nego prikupiti i spojiti sakupljenu mudrost vašeg kreativnog obiteljskog stabla na način koji djeluje za vas! Uz to, vjerujem da postoje četiri načela koja su najvažnija u mom sustavu.

Uvijek je posao u tijeku

Jednostavnost

Svi smo vidjeli lijepe brošure o biltenima i komplicirano rangiranje produktivnosti i prioritete. Ja osobno ne vjerujem u njih. Bolje je imati jednostavan sustav zadataka koji vam omogućava da ukratko pogledate što je važno kako biste mogli početi raditi na njemu. Sve ostalo se skriva ili odgađa.

Zadaci zadataka u jednom stupcu

Na ovo se gore referiram, jedan stupac na istoj stranici pomaže mi pratiti koji se zadaci izvršavaju i koji se odstranjuju. Kad to morate zapisati, onda me tjeraju da postavljam teška pitanja zašto to nastavljam odlagati. Opet, nema skrivanja ili guranja na svježu stranicu.

Blokiranje za granice

Volio bih da mi ovo bude mjerilo za moj tjedan. Započinje tako što ću reći gdje treba vrijeme ići početkom tjedna, a zatim pratim kako dani napreduju. Trebalo mi je otprilike mjesec dana da precizno kažem koji su zadaci svakom bloku dodijeljeni, a vjerojatno ćete imati isto iskustvo. Znanje kamo trebate odvojiti vrijeme je nevjerojatno dragocjeno, a otkrio sam da mi pomaže i da budem discipliniraniji u to vrijeme.

Recenzije na kraju dana

Dva razloga za to: prvo je zbog čega sam procijenio gdje sam provodio svoje vrijeme i jesam li dovoljno discipliniran u svojim zadacima i projektima. Ako ne, koji je glavni zadatak s kojim moram započeti sljedeći dan?

Drugi razlog je taj što pregled dana u osnovi daje zatvaranju dana. Ovo je tako važno! U prošlosti to nisam radila, a mojemu mozgu je stvarno teško isključiti način rada. Ako nisam bez posla, ne mogu biti prisutan sa obitelji ili odlaziti u krevet u razuman sat, a to mi je zaista važno.

Hvala što ste pročitali moju priču o tome kako planiram i provodim svoje tjedne, dane i projekte! Ako želite znati više o tome kako radim i projektima koje isporučujemo na ConvertKit, voljeli biste moj YouTube kanal na YouTube.com/MattRagland. Vidimo se tamo!