Dokumentacijski tim: Kako delegirati zadatke

by ClickHelp - najbolji alat za stvaranje autora

Vrijeme je da prihvatite činjenice: ne možete sve sami. Koliko god vi bili vješti i orijentirani na zadaće, žongliranje više projekata odjednom može vam uzeti danak. Morate dopustiti drugima da vam pomognu i dio pritiska skinite s ramena.

Međutim, delegiranje zadataka nije tako jednostavno kako može zvučati. Morate pronaći savršenog tehničkog pisca za posao kako bi rezultat bio par excellence. Na primjer, ako ste pritisnuti vrijeme, potražite pisca s najmanjim radnim opterećenjem i najbržim radnim brzinama.

No, ono što je najvažnije, morate izbjeći upadanje u jednu od ove dvije zamke: mikro upravljanje svim postupcima korisničke dokumentacije ili propust da pravilno nadzirate svoj tim.

Ovaj će vas članak naučiti kako izbjeći da vas netko uhvati u bilo kojem od tih scenarija.

Osnove izaslanstva

Morate naučiti dodijeliti jasne zadatke svom timu, izraziti očekivanja i postaviti rokove. Također morate implementirati sustav praćenja koji vam omogućuje da dajete autonomiju osobi koja ispunjava zadatak, a istovremeno ste u mogućnosti nadzirati ih.

Ipak, nemojte shvatiti pogrešnu ideju. I dalje ste dio radnog procesa i trebate se staviti na raspolaganje svom timu u slučaju bilo kakvih pitanja. Korisnička dokumentacija može imati puno složenih oblika, ovisno o temi ili namjeri koja stoji iza sadržaja, pa je vrlo moguće da ćete za taj određeni projekt morati dodijeliti dvije ili više osoba.

Za menadžera je vrlo važno znati što su sposobnosti njegovog tima. Pokušajte koristiti naš blog o ključnim vještinama tehničkim piscima da analiziraju vlastiti tim. Uvijek je korisno ovu sliku držati u glavi.

Pet koraka delegacije

Evo nekoliko stvari koje vam mogu olakšati postupak delegiranja i izbjeći neugodnosti.

  • Zadaci su pojedinačni: Kada govorite svom timu što oni moraju učiniti, efikasnije je dodijeliti svaki zadatak osobi izravno i provjeriti nalaze li se svi na istoj stranici. Dajte jasne i točne upute kako bi mogli ispuniti svoje dužnosti. Na primjer, jedna je osoba odgovorna za pisanje novih tema, druga za izradu videozapisa s vodiča i tako dalje.
  • Dajte im veću sliku: Uvijek je lakše raditi na nečemu ako znate koji su ciljevi. Osobito kada govorimo o složenom zadatku kao što je stvaranje baze znanja, svaki član tima trebao bi biti svjestan ishoda koji su mu potrebni.
  • Dajte rokove i držite se toga: vrlo je važno reći svom timu od samog početka koliko vremena mogu raditi na nečemu. Objasnite im važnost pružanja posla u svom radu na vrijeme u korelaciji s drugim procesima vašeg poslovanja.
  • Periodično koristite izvještaje: Kada delegirate, ne sudjelujete aktivno u ispunjavanju svakog zadatka, ali morate imati osjećaj o čemu se radi. Najbolji način za to je zamoliti članove tima da daju izvješća o svom radnom stanju. Kao takav, možete imati pregled postupka i intervenirati kad god trebate, omogućujući vam da ostanete u okviru vašeg dokumentacijskog plana.
  • Recite im kako vas mogu kontaktirati: U idealnom slučaju, tjedni sastanak ne bi trebao biti jedina šansa vašeg tima da komunicira s vama. Moraju znati da u slučaju da se nešto dogodi, mogu se brzo svladati s vama.

Potrebno je napomenuti da je zadržavanje većine takvih informacija na jednom mjestu sjajna ideja. Dakle, razmislite o izradi dokumentacijskog plana kako biste zaposlenicima dali nešto na što se pozivaju.

Obratite dodatnu pozornost na svoje radno okruženje - osigurajte da imate sve prave alate za bolju i bržu delegaciju. Mnogo alata za autorizaciju pomoći sadrže značajke koje poboljšavaju tijek rada u timu i omogućavaju učinkovitije delegiranje zadataka, baš kao i značajke timskog rada u ClickHelp-u.

Radi se o povjerenju

Delegacija ne znači da upravitelj ne radi na bilo čemu. To ima više veze sa samim konačnim rezultatom.

Razina povjerenja mora postojati između delegata i njihovog tima. Nijedna tehnika upravljanja nikad je ne može zamijeniti.

Sretno s vašim tehničkim pisanjem!
ClickHelp tim

Izvorno objavljeno na clickhelp.co.