Bijeg od tiranije popisa obaveza: kako zakazati svoje prioritete, a ne svoje vrijeme

Izvorno objavljeno na JOTFORM.COM

Izgradnja tvrtke stvara užurban raspored. Gotovo da nema načina da ga izbjegnemo.

Ali vjerujem da smo naučili nekorektno upravljati svojim vremenom.

Od trenutka kada imamo domaću zadaću, nogometnu vježbu ili časove klavira, naučimo da upravljanje vremenom znači dati prioritet onome što imamo na rasporedu.

Međutim, kako to Stephen Covey kaže, ključno je zakazati naše prioritete.

Istraživanja pokazuju da samo 17% stanovništva može točno procijeniti koliko vremena će trebati neki zadatak.

To je poznato kao zabluda u planiranju ili „pozitivna pristranost“, što nas dovodi do gotovo podcjenjivanja koliko vremena nam je potrebno da ispunimo svaki zadatak. Na primjer, možemo izdvojiti tri sata za pisanje prezentacije, a zatim shvatiti da će samo istraživanje trajati četiri.

U studiji Sveučilišta u Waterloou o pozitivnoj pristranosti, sudionici su pokazali zabludu u planiranju dajući istodobno procjene za realne scenarije rada (koji neminovno uključuju prekide, izazove i distrakcije) kao i za najbolje scenarije.

Čini se da često nemamo pojma koliko će vremena zapravo trebati. Dakle, možda bismo trebali prestati procjenjivati ​​u potpunosti.

U mojoj tvrtki JotForm gotovo nikada ne dodjeljujemo rokove projekata. Izrada izvrsnih poslova nama je važnija od provjere okvira "gotovog". Naši timovi imaju slobodu isprobavati nove ideje, istraživati ​​tangente i pronalaziti rješenja koja rade za 4,3 milijuna korisnika - bez otkucaja sata.

Kao što je bivši američki predsjednik Dwight D. Eisenhower slavno rekao,

"Ono što je važno rijetko je hitno, a ono što je hitno rijetko je važno."

Pridržavajući se propisanom rasporedu (koji rijetko dobro procjenjujemo) možemo pasti u istu zamku koja dolazi sa popisima obveza.

Provjera s trajnog popisa obaveza može biti primamljiv način izbjegavanja važnog posla. A ako je predviđeni vremenski blok za ključni zadatak prekratak, već smo proveli dan robajući preko nebitnog popisa.

Pa ipak, stalno me podsjećaju da su zadaci koje izbjegavamo obično najvažniji - i koji će nam najvjerojatnije pomoći da dosegnemo višu razinu produktivnosti.

Stanje protoka - intenzivno fokusirano, gotovo meditativno razdoblje koncentracije - možemo postići ako se usredotočimo na kritične zadatke. No, manje je vjerojatnost da ćemo iskusiti protok pod strogim vremenskim ograničenjima.

Ipak, ne bismo se trebali potpuno odreći upravljanja vremenom.

Umjesto da se oslanjamo na popis obaveza ili pogrešno procjenjujemo vremenske blokove, možemo zakazati dan kako bismo postigli svoj osobni vrhunac.

Evo tri načina za testiranje ovog pristupa za sebe.

1. korak: dati važnost važnim, a ne zakazivati ​​hitno

"Nikad nema dovoljno vremena za sve, ali uvijek ima dovoljno vremena za ono najvažnije." - Brian Tracy

Iako može izgledati zastrašujuće da vaš raspored ostane otvoren za promjene energije, ovo je presudni aspekt postizanja vrhunskih performansi. Ali prije nego što uspijete upravljati svojim performansama, morate znati čemu dati prioritet.

Eisenhower je shvatio razliku između važnih i hitnih zadataka. Čak je razvio Eisenhower-ovu matricu odluka kako bi razlikovao zadatke koji zahtijevaju neposrednu pažnju i one koji trebaju vrijeme - razliku koja može naškoditi našoj produktivnosti kada to ne shvatimo pogrešno.

Matrica odluke (koju je također popularizirao Stephen Covey) ima četiri kvadranta. Svaki kvadrant predstavlja način kvalificiranja zadataka.

Izvor: Rutger W. Quak

Prvi kvadrant je krizni kvadrant, gdje su zadaci hitni i važni. Živjeti u kvadrantu 1 može dovesti do stresa, izgaranja i drugih problema.

Covey sugerira da će ljudi koji većinu svog vremena provode u kvadrantu 1, olakšanje pronaći samo u kvadrantu 4, gdje zadaci nisu važni ili hitni.

Kvadrant 3 predstavlja zadatke koji su hitni, ali nisu važni, kao što je zahtjev za anketom koji istječe sljedećeg dana. U ovom kvadrantu možemo pogrešiti hitnost zbog važnosti, a zadaci se obično temelje na očekivanjima i prioritetima drugih ljudi. Ovo je opasno mjesto koje vam može brzo izgubiti vrijeme.

Konačno, kvadrant 2 uključuje zadatke koji su važni, ali nisu hitni. Kako kaže Covey, "Kvadrant 2 je srce učinkovitog osobnog upravljanja."

Stvarno produktivni radnici brinu se za zadaće kvadranta 1, ali fokusiraju se na kvadrant 2. Ovdje imamo priliku, mislimo preventivno i pružamo sebi prostor za dovršetak važnih poslova.

Koristeći matricu za definiranje naših zadataka, možemo početi razumijevati koliko fokusa, nego vremena, svaki projekt zaslužuje. Kako kaže Covey, "izazov nije upravljati vremenom, nego upravljati sobom."

Drugim riječima, razumijevanje vlastite sposobnosti za produktivan rad na zadatku je korisnije od zakazivanja njegovog trajanja.

Za mene je treniranje novih timova važan, ali ne i hitan zadatak Kvadranta 2. Kada stvorimo novi, multifunkcionalni tim od 4–5 ljudi, oni su zbunjeni i nemaju im smjera. Naučio sam da će, ako ih ostavimo na miru, njihov rad često biti raspršen i pod-optimalan.

Ali ako zakažem čak 15-minutne sastanke tjedno kako bih razgovarao o njihovim projektima, odredio smjernice i istražio koliko je njihov posao važan za tvrtku, oni brzo postaju kohezivni i produktivni.

2. korak: upravljajte svojim vrhovima

Jednom kada znate kako prepoznati ključne zadatke, možete strategirati kako postići vrhunske performanse. Ovdje možemo iskoristiti svoju prirodnu razinu energije.

Svi znamo kada teče posao. Zidovi propadaju, duboko smo usredotočeni i naš rad nas fascinira; ovo je idealno. Očito ne možemo zanemariti hitne (a ponekad i monotone) zadatke koji vode naše tvrtke, ali možemo prepoznati kada radimo u angažiranom, a ne u nepovezanom vremenu.

Kada smo angažirani i bavimo se važnim projektima u vrijeme najranijeg sata, obično smo spremni raditi dulje i usput doživljavamo manje izgaranja. Smanjivanje našeg neprilagođenog vremena također može povećati našu energiju i pogon.

Na primjer, istraživanje Dalea Carnegiea pokazalo je da tvrtke s angažiranim zaposlenicima nadmašuju one bez 202%.

Penelope Trunk, poznati trener karijere i suosnivač Quistica, čak sugerira da svoje vrijeme možemo podijeliti na temelju onoga što volimo raditi, a što nemamo.

Dijeljenje vašeg dana izvrstan je način za povećanje produktivnosti. Zadatke za koje uživate koristite kao nagradu za dovršavanje onih koji vas ne zanimaju. A ako se povuku, idite dalje - trošite koliko god vremena možete raditi ono što uživate, jer te aktivnosti vjerojatno spadaju u kvadrant 2.

Iako ne možemo zanemariti ono u čemu ne uživamo, često možemo odlučiti kada to učinimo. Vremenski raspored projekta može obuhvatiti do 20% varijacija kognitivnih performansi. Znanost dokazuje da postoje razlozi zbog kojih biste mogli srušiti težak zadatak u 10 sati, ali boriti se za cilj do 15 sati.

Prema Daniel Pink-u, 75% ljudi provodi dane u tri stadija: vrhunac, korito i razdoblje oporavka. Ostalih 25% doživljava obrnuto: oporavak, korito, vrh. Praćenjem naših dnevnih faza možemo otkriti vlastite sate vrhunskih performansi.

Napravite proračunsku tablicu i bilježite razine energije tijekom dana. Pratite kako vaša kreativnost, fokus i zanimljivost bježe i teče, a zatim tražite uzorke tijekom cijelog tjedna.

Jednom kada odredite svoja vršna vremena, spremni ste iskoristiti te dragocjene sate.

Korak 3: Odaberite svoju strategiju

Imajte na umu da vaša profesionalna uloga također može utjecati na vaš rad. Paul Graham vjeruje da postoje dvije vrste rasporeda: raspored proizvođača i raspored menadžera.

Raspored menadžera vodi sastanke. Rukovodioci obično rade u kraćim vremenskim razmacima, s kalendarima koji su naglašeni čestim sastancima.

Tvorci, poput pisaca i programera, obično se bore za produktivnost u rasporedu menadžera. Potrebni su im veliki komadi vremena (ako je moguće, sati) da uđu duboko u svoj posao i riješe kreativne probleme.

Ako se očekuje da držite raspored menadžera, ali najbolje radite s rasporedom proizvođača, Graham predlaže stvaranje uredskog radnog vremena koji će vam omogućiti život u oba svijeta.

Ako ste ispunili raspored upravitelja, ali tražite dodatno vrijeme, razmislite o implementaciji marže za sastanak. Za svaki planirani sastanak pripremite dodatnih 15 minuta za sebe. Ovo može biti i sjajan način da se uhvate ukoštac s hitnim zadacima, a da im se ne omogući da se prerežu na važne.

Na JotFormu pokušavamo zadržati raspored proizvođača, ali shvaćam da moram imati hibridni kalendar. Gradim sate upravljanja u poslijepodnevnim satima i radim poput proizvođača u prvoj polovici dana. To je vrijeme kad u sveto vrijeme blokiram dubok rad.

Zakazivanje dnevnih, tjednih ili mjesečnih usredotočenih radnih sesija osigurava vam uvijek prostor za rad.

Možete također isprobati sustav za planiranje poput rasporeda Da Vinci koji fluktuira između napornog rada i dubokog dubokog rada ili izraditi prilagođeniji raspored s 3 puna dana usredotočenog rada.

Što god odabrali, budite sigurni da odredite prioritete vlastitim radnim satima vrhova i radom koji je važan, a ne onim što vaš popis obaveza može diktirati.

Ima vrlo malo prometa na dodatnoj kilometraži

Kada iskoristimo svoje radno vrijeme u vrhovima, vjerojatno ćemo proizvesti kvalitetniji i dosljedniji rad. Uz to možemo zabilježiti dodatne sate (kada je potrebno) bez izgaranja.

Zapamtite da bi se i vaši vršni sati mogli vremenom mijenjati. Što vam se super naplaćuje produktivnost u ovom mjesecu, moglo bi sljedećeg mjeseca potrošiti bateriju. Dakle, pokušajte biti u skladu s razinama energije i ispoštujte ove prirodne pomake.

Procijenite, prilagodite i nastavite dalje.

Možda ćete biti zadivljeni onim što možete postići.